V minulém článku jsme si řekli všeobecně, co dokument job description znamená ve formální podobě. Dnes se na něj podíváme jako na pomocníka a ne „nutný cár papíru“
Jedna z osobních zkušeností, kdy mi tento dokument pomohl, bylo při spolupráci s úřady práce. Uchazeč nebyl přijat z důvodu nedostatečné kvalifikace, i přesto, že byla přímo uvedena v popisu náplně práce. Uchazeč o nabízeném pracovním místě tvrdil, že byl odmítnut „neprávem“. Při doložení našeho job description na danou pozici bylo hned jasné, kde je pravda a žádné další dohadování se nekonalo.
Další využití je například přímo v provozu firmy. Jak dobře znají manažeři náplň práce svých podřízených? Aby manažer mohl efektivně řídit svůj tým, musí být stejně dobře seznámen s jejich náplní práce. Proto je při sepisování neváhejte zapojit do akce. Vy většinou nemáte praxi z dané pozice, o které sestavujete tento dokument. Proto vám např. oblastní manažer dokáže lépe popsat denní činnosti a odpovědnosti svých lidí. Na pozici z oblasti IT Vám poradí kolega z tohoto oddělení, co od „nováčka“ potřebuje, očekává. A určitě neopomenu přínos od samotných zaměstnanců na dané pozici (jsou-li ve společnosti). I oni mohou náplň práce obohatit o přínosné body, díky kterým se vyhnete případným sporům a konfliktům se zaměstnanci.
Právě manažeři se setkávají s konflikty na pracovišti ve větší míře než oddělení HR. Dobře napsaným dokumentem a správným výkladem při nástupu do práce můžeme předejít situacím, kdy se náš zaměstnanec může cítit nejistě. Kdo by se cítil příjemně, kdyby se mu honily hlavou otázky typu:
- Kdo je můj šéf?
- Koho se na pracovišti ptát, jak to dělat správně?
- Je náš kolega, kterého vídáme denně, ta správná kompetentní osoba pro to, aby nám radil?
Odpovědím na podobné otázky a dohadům „kdo co měl udělat, koho se měl zeptat, kdo to měl zkontrolovat“ atp. předchází právě dobře zpracovaný job description. Stanovuje jasná pravidla a podmínky pro zadávání úkolů a odpovědnost zaměstnance.
Další způsob využití je při tvorbě inzerce volného pracovního místa. Ale pozor – vnímejte ho jako pomocníka při sestavování textu pro inzerci, ne jako text inzerce! Job description je interní oficiální dokument, kdežto pracovní inzerát je spíše „reklama, prodej pracovního místa“.
Mohu přispět osobní zkušeností právě při náboru. Dlouho se nám nedařilo obsadit místo, které jsme měli vystavené stejně jako text v job description. Po neustálém přemýšlení, proč nikdo nereaguje, jsem text upravila do více praktické podoby. Po konzultaci s člověkem na pracovišti jsem sestavila „text na míru“ obsazované pozice. Job description mi posloužil perfektně jako „vodítko“. Během prvního měsíce od vystavení přišly hned 3 reakce na inzerát.
Pro představu v číslech – předtím se za 1 rok přihlásilo na danou pozici celkem 22 uchazečů o práci. Po úpravě textu se za další 1 rok na stejnou pozici přihlásilo 78 uchazečů. To už není zanedbatelné číslo. ☺ Velké procento lidí hledá práci právě pomocí názvu pozice. Dle průzkumu portálu Indeed.com v roce 2020 se jednalo o 36% uchazečů o zaměstnání. Indeed je portál s více než 25 miliony nabídek pracovních míst. Vaše nabídka práce tak musí umět „prodat“ pozici, ale vždy musí být stále v souladu s oficiální náplní práce.
Jak vnímáte dokument job description vy? Je pro vás „nutný cár papíru“ nebo „pomocník“?
Pokud vás podobná témata baví, přečtěte si také náš článek Jak nenaletět pracovním inzerátům, který s tímto článkem souvisí ☺