“Během onboardingu je pro nás zásadní denní kontakt nováčka s členy týmu a jeho brzké zapojení do praxe. Nalodění a pochopení všech HR procesů nováčkům výrazně ulehčuje podrobný manuál, který významně pomáhá v prvních dnech, ale hodně aktivně se využívá minimálně po celou dobu onboardingu,” říká Jana Bohuslávková.
Jani, dnes se spolu budeme bavit o tom, jak se onboarduje HR. Nicméně se asi na začátek zeptám, jak vůbec HR hirujete? Probíhá nábor nějak specificky? Přeci jen vybírat si posilu do svého týmu HR může být v některých oblastech poměrně jedinečné.
Ano, vybrat vhodného člověka do svého týmu je celkem těžké a to ještě do oblasti HR. Kromě zkušeností pro nás bylo velmi důležité, aby nový člen týmu zapadl i do kolektivu. Nábor měl na starosti náš manažer David. V docela krátké době se mu povedlo doplnit a sestavit skvěle fungující tým, což v této době považujeme za velký úspěch. Co se týká zdrojů, nejvíc nástupů jsme měli díky aktivnímu oslovení kandidátů, pak také z kariérních stránek. Využili jsme ale i pracovní portály. Samotný průběh výběrka se lišil podle toho, jak zkušeného člověka jsme hledali. Nejnáročnější hledání probíhalo u HR specialisty zaměřeného na IT. Tam kandidáti dostali domácí úkol, ve kterém měli vyhledat profily a popsat, jak by řešili nějakou typickou situaci, kterou na denní bázi řešíme s hiring managerem. Navíc procházeli technickým testováním. Ve finálním kole probíhalo i setkání s týmem. Ukazuje se, že toto je ten správný postup, který je přínosný pro obě strany.
A to se jednalo o pozici recruiterů nebo HR Specialistů?
V Seznamu máme HR specialisty. Staráme se nejen o nábor, ale i o operativu, business partnering, onboarding, Employer branding….
Připravujete si na hiring HR pozic nějaké speciální otázky? Nebo to berete spíš jako uvolněný pokec a koukáte hlavně po lidských stránkách, aby vám nováček hlavně zapadl do týmu?
Jak jsem již zmiňovala, záleželo na tom, koho hledáme. V principu nám ale šlo hlavně o lidskou/osobnostní stránku. Bylo důležité popsat pravdivě, o čem role HR specialisty v Seznamu je a že to rozhodně nebude jednoduché. Portfolio pozic je velmi široké a proto, že Seznam roste, je jich větší množství. David také zjišťoval, jak moc se k nám kandidát hodí po lidské stránce, jestli jsou týmovými hráči a chtějí se učit. U HR specialistů jsme navíc řešili technickou stránku a zkušenost v IT anebo non-IT oblasti.
Pro mě onboarding svým způsobem začíná už podáním nabídky. Jakým způsobem děláte nabídky vy? Máte na to nějakou šablonu nebo zasíláte nabídku pouze emailem?
Taky vnímám, že onboarding začíná už s nabídkou 🙂 Máme seznamáckou šablonu. Tu posíláme přes recruitment systém – Recruitis. Taky vnímám, že onboarding začíná už s nabídkou. Byli jsme s novými kolegy v kontaktu už před nástupem. Byli zvaní na videohovory a někteří k nám chodili i do kanceláře, aby zažili atmosféru v týmu a postupně se zaučovali. Máme podrobně sepsaný manuál, který jim hodně přiblížil, co a jak v HR děláme.
Ty jsi teď zmínila, že nováčci dostávají manuál. O čem je?
V manuálu máme popsané všechny procesy od zahájení procesu náboru, přes zprocesování kandidátů v Recruitis, zadávání nástupů do našeho interního systémů, vytváření karty zaměstnance, procesu onboardingu, výstupních rozhovorů, reportů, statistik, employer brandingu, atd. Manuál významně pomáhá v prvních dnech, ale hodně aktivně se využívá minimálně po celou dobu onboardingu, v podstatě po celou dobu. Pravidelně ho aktualizujeme.
Vy jim připravujete něco jako “fahr plan” onboardingu? Nebo probíhá spíš ad hoc?
Máme nastavený rámec v podobě kvartálních cílů, co všechno je potřeba během onboardingu zvládnout. Na začátku se pokryje teorie, ale máme vyzkoušené, že je potřeba co nejdříve začít s praxí. Nováčci se připojují ke kolegům na pohovory, schůzky s manažery, představování nabídek a práci se systémy. Nováček si už 2. týden přebírá pozice a za asistence kolegů řeší první výběrka. Důležité je, aby co nejdřív už byli nováčci schopni sami spustit nábor. Co u nás v týmu opravdu skvěle funguje, je, že se nováček může kdykoliv na kohokoliv obrátit. Kolegové mu ochotně vše rádi vysvětlí a zodpoví. Naposledy jsem jako buddy fungovala i já. Na každý den jsme měli naplánované schůzku, kde jsem tam byla pro nováčky a zodpovídala jejich otázky, které měli předem připravené.
Funguje to tak, že já dostanu třeba nějaký list, kde mám rozepsané, že první den dělám tohle a tohle, druhý den zase něco jiného?
Věnujeme se jednotlivým HR oblastem a denní plán se přizpůsobuje podle aktuální situace, tedy podle pohovorů, schůzek, telefonátů a dotazů od našich zaměstnanců.
Jak nováčkům dáváte feedback?
David má samozřejmě 1to1 na týdenní bázi. Řeší s nimi, kde potřebují support a na čem je třeba zapracovat. Ze začátku jsou tato setkání i častěji, klidně na denní bázi. Nováčci hned od začátku dostávají i feedbacky od manažerů, se kterými řeší nábor. Po skončení každého výběrka posílá Hiring manager hodnocení na spolupráci s HR specialistou. Navíc nováček dostává hodnocení i od kandidáta prostřednictvím NPS. V Seznamu bereme feedback jako prostor pro zlepšení. Chyby nás posouvají, důležité je, abychom se z nich poučili a neopakovali je.
Když se vrátíme k onboardingu, připravujete na začátku i rozvojové plány s nováčky nebo je do nich zapojujete až po delší době?
Rozvojové plány jsou u nás součástí celého životního cyklu zaměstnance a tedy i onboardingu. Sestavují se na individuální bázi.
Často se u HR setkáváme s tím, že my jsme ti, kteří o všechny pečují, přejí k narozeninám, ale na nás samotné se pak hodně zapomíná. Jak to funguje u vás? Má se o vás kdo starat?
Využíváme všechny služby a benefity jako naši kolegové. Staráme se o naše HR oddělení vlastně sami 🙂
Stává se vám, že by vám HR kolega odešel během onboardingu?
Nám se to naštěstí nestalo a snad se to nestane ani tentokrát 🙂 Proto se hodně věnujeme kvalitnímu výběru.
Jak velké HR oddělení máte?
V HR je nás kolem 20 – HR specialisti, trenéři, HR Ops a 1 manažerka pro benefity.
Když si vzpomeneš na svůj vlastní onboarding, co pro tebe bylo nejtěžší?
Nejtěžší bylo asi správně pochopit specifika jednotlivých divizí. Jakmile jsem ale měla možnost si prakticky vše opakovaně zkoušet, získala jsem jistotu.
Co by jsi naopak vyzdvihla, že bylo fajn?
Ráda pracuji v systémech, ráda se učím nové věci a byla jsem nadšená, jak HR systémy fungují. Bylo to mnohem jednodušší a efektivnější, než jsme zažila. Oceňovala jsem, že jsme se mohla učit praxí.
Velmi mi pomáhalo, že jsem měla podporu od našeho manažera Davida a že jsem vždy dostala okamžitou zpětnou vazbu. Pak mi hodně pomohli ochotní kolegové a především jedna zkušená kolegyňka, která mě zaškolila a které jsem se mohla stále na něco ptát. Celkově jsem cítila od týmu obrovskou podporu.
Jakou máš teď před sebou pracovní výzvu?
Aktuálně budu mít na starosti rozjezd projektu Brand ambasadorů. Máme v Seznamu spoustu skvělých kolegů, kteří dělají svou práci skvěle a rádi to sdílí. Chceme to koncepčně podchytit. 🙂